ניהול משרד לחברות וארגונים: הגיע הזמן לנסות את שירות המזכירה הווירטואלית

 אם גם העסק שלכם, כמו עסקים רבים בישראל, כולל ניהול שוטף של משרד בו מרוכזת כל הפעילות הבירוקרטית של העסק, אתם ודאי יודעים עד כמה שירותי המזכירות השונים הם חשובים וכנראה שאנחנו לא צריכים לספר לכם כמה אנרגיה זה גוזל ועד כמה מדובר בהוצאה כספית חודשית לא מבוטלת כלל. בעלי עסקים רבים וכן מנהלים בחברות וארגונים, מחפשים דרכים לחסוך בהוצאה הזאת ולעתים נראה כי אין פתרון זמין לעת מצוא. אז האם צריך להמשיך ולהוציא את ההוצאות המופרזות הללו בלית ברירה? ובכן, בשנים האחרונות מיקור החוץ הפך לאחד הכלים היעילים עבור כל חברה וארגון, ומתברר שגם את שרותי המזכירות אפשר לקבל באופן הזה בעזרתה של המזכירה הווירטואלית. על מה מדובר בדיוק, כמה זה צריך לעלות ואיך זה יכול לחסוך לכם הרבה זמן, כסף וכאב הראש? הנה כל הפרטים שאתם צריכים לדעת.

מה זה מזכירה וירטואלית?

אם כבר יש לכם מזכירה בעסק שלכם כנראה שאנחנו לא צריכים להסביר לכם מה היא נותנת ואיך מייעלת את העסק. אם עדיין לכם מזכירה ואתם מתקשים לעמוד בכמות הפניות לעסק, סידור הפגישות ביומן, תיעדוף משימות והוצאה שלהן לפועל וניהול המסמכים השונים של העסק, כנראה שזה משהו שאתם צריכים ואת כל הדברים הללו בעצם מאפשרת מזכירה וירטואלית. משרד online היא חברה מוכרת בתחום והיא תאפשר לכם להנות משירותי מזכירות מרחוק. המזכירה הצמוד שלכם תגיע עם טלפון ייעודי לעסק שלכם, תדאג לתיאום מלא של הפגישות, הוצאת חשבוניות וקבלות ללקוחות, תקשורת שוטפת מלאה עם ספקים ולקוחות, וכן מענה טלפוני ושליחת הודעות במידת הצורך.

כל זה טוב ויפה, אבל למה ללכת על מזכירה וירטואלית ולא מזכירה רגילה? הנה כמה סיבות טובות.

משלמים רק על העבודה

על אף שמדובר בעבודה חשובה מאין כמוה, הממוצע השעתי של עבודה של עבודת מזכירות חיונית בחברות וארגונים עומד על כארבע שעות. כמובן שאין הרבה עובדים שמוכנים לעבוד בחלקיות משרה כזאת, וכך יש צורך להעסיק מזכיר או מזכירה ולשלם להם משכורת מלאה על השעות שלהם ותשלום פר שעה, זאת לצד תשלומי מס, ביטוח לאומי, נסיעות, ימי חופש וכן הלאה.

לעומת זאת, מזכירה וירטואלית זה שירות חיצוני וכך ניתן לשלם אך ורק על השעות והעבודה כאשר מדובר כמובן על הוצאה מוכרת. המשמעות של הדבר זה שניתן לחסוך כמדי שנה עד חמישים אחוזים בהוצאה הזאת, וזה כמובן עניין משמעותי ביותר.

ניהול משרד לחברות וארגונים: הגיע הזמן לנסות את שירות המזכירה הווירטואלית

שירותים מקצועיים בלבד

כמו כן, כאשר אתם מעסיקים מזכיר או מזכירה שכירים לעסק שלכם, אתם לוקחים בחשבון תקופת הכשרה הכרחית כאשר ברוב המקרים אותו העובד לא באמת מכיר לעומק את עבודת המזכירות, וכאן יש פוטנציאל נוסף להפסדים מיותרים.

השירותים של מזכירה וירטואלית לעומת זאת, ניתנים על יד פרילנסרים מקצועיים שמכירים לעומק את העבודה הבירוקרטית ואת התורה השלמה של שירותי מזכירות. אין צורך להכשיר עובדים חדשה והמזכירה הווירטואלית תשתלב בעסק שלכם ממש כמו כל עובד מן המניין. כמובן שכל זה נעשה לאחר היכרות מעמיקה עם החברה, נהלי העבודה ואנשי המפתח הרלוונטיים.

חיסכון בזמן, כסף ומאמץ

שימו לב שכל הדברים שפירטנו כעת מסתכמים לכדי חיסכון כספי אדיר מדי שנה, אבל גם אם נשים לרגע בצד את הנושא הכספי, אפשר לראות ששירותי מזכירות וירטואלית יכולים לחסוך הרבה מאמץ מעובדים, הכשרות מורכבות והתנהלות שוטפת שלא תמיד עובדת חלק. בשורה התחתונה? שווה לכל עסק לנסות את האפשרות המעולה הזאת.