מרכזיה לעסק: למה זה כדאי?

עסקים וחברות זקוקים ללקוחות בכדי לייצר הכנסה ופעילות בחברה. בכל חברה התקשורת מול הלקוח היא אחרת בהתאם לשירותים אותה מעניקה החברה. בקמעונאות וחנויות למשל, התקשורת מול הלקוח שונה ממשרדי פרסום וזאת משום שהלקוח רוכש מוצרים כשהוא צריך (התשלומים לבית העסק אינם קבועים) ואילו לקוחותיהם של משרדי הפרסום משלמים מידי חודש על שירות שוטף, לכן התקשורת מול הלקוח היא קבועה ועליה להיות כמה שיותר נגישה ויעילה עבורו. אחת הדרכים לתקשורת אפקטיבית מול הלקוח טמונה במרכזייה לעסק. מרכזייה יעילה לא רק עבור התקשורת מול הלקוחות אלא גם להתנהלות מועילה מול הספקים ואף בתקשורת פנים ארגונית בין העובדים או המחלקות השונות.

מה כוללת המרכזייה?

מרכזייה בעסק יכולה לכלול כמה דברים, החל ממענה אוטומטי ללקוח, ניתובי שיחות למחלקות השונות בעסק, הקלטת שיחות ותיעודן ועוד. תוכלו לראות את רשימת השיחות הנכנסות והיוצאות, כך תוכלו לעקוב אחר התקשורת עם הלקוחות, הספקים והעובדים, כמו כן, השיחות מוקלטות, מה שידוע כיום כדבר מהותי בחברה ובייחוד בעסקים קטנים. הודות למרכזייה, העובדים יכולים לתקשר ביניהם בקלות, להעביר שיחות בין המחלקות ובכך למעשה, לייעל את העבודה ואת הקומוניקציה בעסק מבחינת כל הרבדים שצוינו.

איך אפשר לשפר את ההמרות בעסק?

כמו כל עסק, לא משנה באיזה תחום, המטרה היא לקבל כמה שיותר פניות מלקוחות שמעוניינים בשירות שאנחנו נותנים. ישנן דרכים מגוונות להרחיב את מעגל הלקוחות שלנו, ביניהן פנייה דרך הרשתות החברתיות או אתר האינטרנט של הארגון. אחת הדרכים היא באמצעות הטלפון, שכן אין תחליף לקול אנושי, לשירות וליווי של נציג החברה מול הלקוח. כיום, קיים תוסף של שיחה מהירה שעשוי לשפר את הפניות לעסק מאתר האינטרנט. דבר זה עשוי לגרום ללקוחות לבצע פעולות נוספות באתר ובכך לסייע לשיפור יחס ההמרות. אגב, התוסף אינו פוגם בחוויית המשתמש זאת משום שהוא ממוקם בשולי העמוד, הוא מותאם למובייל ונוח לשימוש.

איך המרכזייה מועילה לתקשורת פנים ארגונית?

כאמור, המרכזייה אינה משרתת רק את הקשר הרציף מול הלקוח אלא גם את התקשורת בתוך הארגון עצמו והיא מהווה חלק מהותי במיוחד מכל פעילויות העסק. את המרכזייה ניתן לחבר לכל הכלים שמסייעים לנו לעבודה יעילה בעסק, כמו התקשרות טלפונית מאחד מהיישומים שאיתם עובדי החברה מתנהלים. מעבר לזה, אם קיימים בין עובדי המשרד, כאלה שעובדים מהבית או ממשרדים אחרים, ניתן לחבר את המרכזייה אל הטלפון הנייד שברשותם, כך יהיו זמינים גם כשהם עובדים מרחוק. נוסף לכל אלה, התקשורת מול המחלקות הינה ידידותית ונעימה כמו גם העברת שיחות ביניהן.

מרכזייה בעסק מחוברת למערכות נוספות

מה חשוב לבדוק לפני שמתקינים מרכזייה בעסק?

  • מספר השלוחות (מחלקות, מנהלים, שירות לקוחות וכו')
  • מספר הסניפים שיהיו מחוברים למערכת (האם קיימים סניפים בערים אחרות?)
  • האם אתם זקוקים למכשירי טלפון נייחים?
  • סוגי השלוחות
  • אפשרות ניתוב קולי אנושי (והאם זה יהיה קול נשי או גברי?)
  • אחריות ותמיכה במערכת
  • אפשרות של שילוב מערכות (כמו שיחות שמתקיימות ישירות מתוך הדואר האלקטרוני, אתרי אינטרנט וכו')
  • מערכת ידידותית למשתמש
  • שיחות מוקלטות ומתועדות

 

אין ספק שמרכזייה נהדרת עבור כל סוגי העסקים והיא טומנת בחובה יתרונות רבים המסייעים לייעול העבודה וההתנהלות התקשורתית בארגון.

השארת תגובה